LAPORAN MEMBUAT SURAT TUGAS

LAPORAN MEMBUAT SURAT TUGAS

 SURAT TUGAS

    Surat tugas kerja yang memiliki sifat resmi dan formal tentu saja memiliki caranya tersendiri untuk dibuat. Hal ini guna memastikan bahwa di dalamnya sudah mengandung berbagai macam informasi yang dibutuhkan tentang delegasi yang ditugaskan tersebut. Informasi ini berfungsi untuk menghindari adanya permasalahan yang mungkin bisa saja timbul saat menyelesaikan pekerjaan yang ada. Dengan demikian dalam pembuatan surat tugas, sebaiknya Anda memperhatikan prosedur lengkapnya seperti berikut:

• Identifikasi Jenis Surat

    Identifikasi jenis huruf merupakan langkah pertama dari penulisan surat tugas. Dalam hal ini Anda harus mengidentifikasi jenis surat tersebut sebelum menulisnya. Sebab antara surat resmi dan surat pribadi memiliki perbedaan dari segi bahasa, unsur-unsur hingga tata cara penulisannya. Apalagi surat tugas adalah jenis surat resmi yang penulisannya harus mengikuti aturan.

• Membuat Pembuka dan Penutup Surat dengan Benar

    Surat tugas adalah surat formal yang memiliki struktur serta salam pembuka khusus dan bersifat formal. Biasanya salam pembuka yang digunakan dalam surat formal memakai kata “Dengan hormat,”. Sedangkan bagian penutup surat formal diakhiri dengan kata “Hormat” namun tidak bersifat pribadi.

• Menentapkan Tujuan Utama Surat

    Ketika Anda mulai menulis surat tugas, pastikan Anda langsung menuju pada intinya tanpa menggunakan bahasa yang bertele-tele. Dimana pada surat resmi memang sebaiknya segera memperjelas tujuan penulisan surat tersebut.

• Cermat dalam Pemakaian Bahasa

    Dalam pembuatan surat baik surat resmi atau surat pribadi sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan. Terlebih untuk surat tugas, pastikan bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia baku, sopan serta mengikuti kaidah penulisan surat yang baik dan benar.

• Panjang Surat

    Surat tugas adalah surat resmi yang penulisannya harus singkat, padat dan jelas. Surat tugas yang ditulis terlalu panjang justru tidak mempunyai efek yang diinginkan bagi pembaca. Cukup sederhana namun isinya sesuai dengan faktanya.

    Selain prosedur tersebut, dalam pembuatan surat tugas terdapat bagian-bagian atau unsur-unsur yang harus dipenuhi secara urut. Berikut unsur-unsur dalam surat tugas yang perlu dipatuhi:

1. Kepala Surat Tugas

    Bagian kepala surat tugas terdiri dari :

• Kepala naskah dinas yang berisi logo serta nama instansi yang diletakkan simetris dan ditulis memakai huruf kapital.
• Sedangkan tulisan surat tugas ditulis di bagian bawah kepala surat memakai huruf kapital.
• Kemudian tulisan surat tugas juga diikuti nomor surat di bagian bawahnya.

2. Batang Tubuh Surat Tugas

    Batang tubuh surat tugas terdiri dari :

• Alasan atau tujuan penugasan dan diikuti dengan kata menugasi kepada pegawai atau pejabat yang diberikan mandat tugas. Dimana penulisan pegawai atau pejabat yang mendapat tugas terdiri dari nama lengkap, NIP, Pangkat/golongan dan jabatan. Di bagian bawahnya memuat tugas yang akan dilaksanakan dan jangka waktunya.
• Bagian berikutnya yaitu penutup surat tugas yang memuat perinta pelaksanaan tugas, penyampaian laporan serta permintaan bantuan kepada pihak terkait jika diperlukan.

3. Kaki Surat Tugas

    Bagian kaki surat tugas terdiri dari:

• Tempat dan tanggal penetapan surat.
• Nama jabatan dari pejabat yang menandatangani surat tugas ditulis memakai huruf awal kapital serta diakhiri tanda koma.
• Tanda tangan dari pejabat yang memberikan tugas.
• Nama lengkap dari pejabat yang menandatangi surat tugas dan ditulis memakai huruf kapital.
• NIP Pejabat yang memberikan tugas, kecuali Menteri Keuangan.
• Cap Dinas
• Tembusan jika diperlukan.

Surat tugas juga memudahkan pihak pimpinan atau pejabat berwenang untuk mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Melihat pentingnya peran surat tugas dalam lingkup kerja, menjadikan pembuatan surat ini harus benar-benar diperhatikan.

Contoh Surat Tugas :

Refrensi:

https://www.detik.com/jabar/berita/d-6250730/10-contoh-surat-tugas-berbagai-keperluan-dan-cara-buatnya

https://www.idntimes.com/life/career/zihan-berliana-ram-ghani/6-contoh-surat-tugas-begini-format-dan-contohnya?page=all